Retour d'expérience : Le Foyer Stéphanais

Le Foyer Stéphanais est un bailleur social normand, membre actif du groupe mutualiste Arcade VYV depuis 2017, dont il partage leur raison d’être qui est d’« Améliorer la vie par l’habitat ». Cette intégration permet au Foyer Stéphanais de bénéficier de pistes de réflexions et de propositions d’évolutions dans le domaine locatif social.

« Jusqu’à l’année passée, Le Foyer Stéphanais rencontrait quelques difficultés concernant l’exécution des Dossiers d’Ouvrages Exécutés mais surtout la maintenance et l’exploitation des bâtiments. Il était complexe de récupérer tous les DOE complets au format papier et chronophage de les scanner et déposer ensuite sur un serveur. Nous souhaitions aussi rendre plus rapide la recherche d’informations et ne plus avoir à contrôler nous-même la véracité de tous les documents fournis. »

« Le Foyer Stéphanais a profité du premier confinement pour s’adapter et digitaliser de nombreux process comme l’archivage, les serveurs, les plans mais aussi la mise en place du BIM (en test sur un chantier). Cela a été l’occasion de passer aux signatures électroniques et faire dématérialiser nos DOE pour en faciliter l’accès pendant l’exploitation de nos bâtiments. Numériser les DOE était une évidence. »

« Les principales raisons sont le fait de stocker nos documents en ligne sur un espace très sécurisé. Keepéo est assez intuitif et permet de simplifier le montage des DOE confiés aux maîtres d’œuvre. Par exemple : on peut personnaliser les documents et ajouter ou retirer des rubriques très facilement. On a aussi l’assurance que tout le monde accède à la dernière version d’un document. Le fait de leur mettre à disposition une plateforme permet aux personnes concernées d’avoir accès aux informations instantanément. Il n’y a plus besoin d’avoir tout en 2 versions comme on l’avait auparavant, avec une version papier et une copie sur serveur. Comme un bon nombre d’acteurs, nous réceptionnions aussi des DOE sur CD-ROM qui ne sont plus aussi facilement consultables car nous ne sommes pas tous équipés de lecteurs. Désormais, chacun accède en ligne aux documents auxquels il a été autorisé. »

« C’est le directeur technique du Foyer Stéphanais, Yohann DAM, qui a trouvé la solution Keepéo intéressante qui a ensuite été présentée à toute l’équipe lors d’un comité d’investissement. Au sein de notre équipe, la prise de décision fut simple et rapide. Nous avons décidé de démarrer avec Keepéo sur deux opérations tests : un projet de construction de 8 maisons neuves à Saint-Etienne-Du-Rouvray ainsi qu’une réhabilitation de 11 logements à Val-De-Reuil. »

« Nous avons pu bénéficier d’un vrai accompagnement par l’équipe Keepéo. Nous avons pu personnaliser les chapitres de notre DOE et détailler l’architecture lors d’un rdv de démarrage avec un membre Keepéo, qui nous a fourni une plaquette et une vidéo d’explication pour les entreprises réalisatrices.

J’ai trouvé aussi que la plateforme était facile d’accès, chaque entreprise sait où elle en est, en temps réel. La plateforme a aussi l’avantage d’évoluer, nous profitons au fur et à mesure des nouvelles fonctionnalités intégrées. »

« Pour le moment, utiliser Keepéo est un vrai changement et je suis convaincue que la plateforme peut simplifier nos démarches et faire gagner du temps à tous ceux qui interviennent sur le chantier. A l’avenir, nous souhaitons aussi faire appel à Keepéo pour dématérialiser nos DOE existants, au format papier ou CD-ROM, pour les archiver simplement et en sécurité sur la plateforme. »