En 2020, les DOE papiers continuent à encombrer les bureaux !

La France ne compte plus les cartons d’archives papiers non ouverts contenant divers documents tels que les Dossiers d’Ouvrages Exécutés ou autres archives en tous genres.

Souvent empilés, dans les bureaux de directeurs techniques ou de maîtres d’œuvre, ces nombreux documents sont dans la majeure partie des cas oubliés et non exploités.

Ce phénomène n’est pas spécifique à un secteur en particulier. Toutes les entreprises ou administrations publiques sont confrontées à la problématique de l’archivage. La solution est de mettre en place une stratégie pour classer et conserver tous les documents, qui permettra de faciliter par la suite leur recherche et leur restitution.

Comme tout sujet complexe, la conservation des documents d’une entité doit respecter certaines règles pour garantir une efficacité durable.

Les contraintes sont multiples : la gestion du coût de l’espace occupé par ces milliers de documents, la complexité organisationnelle du système de classement et de restitution, la pérennité des documents dans le temps… en font un sujet lourd et périlleux pour bon nombre d’entreprises.

L’entrée en vigueur de l'arrêté du 22 Mars 2017 a ouvert la voie à l'archivage numérique. Il encourage la dématérialisation des documents légaux, comptables ou fiscaux, tels que les factures ou notes de frais jusqu'à la fin de la période de conservation fiscale. Cet arrêté permet de réduire les coûts liés à l’archivage papier et de développer des habitudes orientées zéro papier dans les entreprises.

Une étude récente réalisée par Expensya sur 100 entreprises françaises, montre que seules 36% des entreprises effectuent un archivage numérique. Pour 91 % d’entre elles, le stockage physique se fait en interne et n’est pas sous-traité a des centres d’archivage externes ! et encore 52% des entreprises interrogées n’estiment pas que le coût de l’archivage physique soit trop cher …

Néanmoins 92% des entreprises interrogées déclarent envisager un passage à la dématérialisation d’ici 3 ans. Elles sont souvent poussées à agir dans le cadre de contrôles URSSAF ou lorsqu'elles n'arrivent pas à mettre la main sur un document demandé. Mais les mentalités évoluent.

A cette volonté affichée, il existe pourtant la réalité de la vie de l’entreprise dont l’initiative est souvent confrontée à plusieurs freins : mise en place complexe, manque de compétence en interne, manque de budget, résistance au changement, sécurité des données ….

Pourtant, la digitalisation reste aujourd’hui un passage obligé pour rester compétitif. Elle permet aux entreprises y compris dans le monde du Bâtiment de :

• Collaborer plus efficacement sur les projets
• Facturer plus vite et en toute conformité
• Sécuriser et simplifier l’accès à l’information aux clients et collaborateurs
• Améliorer l'expérience de ses utilisateurs
• ...

La digitalisation BTP ne représente que des avantages bénéfiques à l'entreprise qui la tire vers le haut et tout le monde et d’accord là-dessus. Alors comment expliquer que aujourd’hui les différents freins au changement évoqués précédemment dans cet article soit toujours d’actualité ?

La French Tech fait partie des écosystèmes les plus innovants dans le monde, proposant une multitude de solutions adaptées aux entreprises du Bâtiment.

Vous avez dit complexité, compétences internes ou manque de budget ? Les start-up françaises rivalisent d’imagination pour mettre en place des solutions simples et efficaces dans tous les domaines : signatures électroniques, suivi de chantiers, maquette numérique, gestion et valorisation des Dossiers d’Ouvrages Exécutés (D.O.E)…..

L’exemple de Keepéo en est la preuve. Notre startup Rouennaise a développé une solution collaborative pour créer et partager en un clic les DOE, Elle propose une multitude de services pour accompagner les clients et futurs utilisateurs dans ce passage à la digitalisation.

Son objectif est de vous accompagner dans la réalisation de votre DOE ainsi que dans le transfert du DOE aux exploitants. Afin de savoir si ce logiciel de gestion des DOE est vraiment adapté à votre besoin, nous proposons des démonstrations en ligne (au créneau qu'il vous convient) et la possibilité de tester gratuitement la plateforme durant 90 jours. L’équipe, composée de professionnel du Bâtiment propose également des formations, tutos en ligne et un service client à l’écoute pour vous accompagner au quotidien dans l’utilisation de sa plateforme.

Concernant le cas précis de Keepéo avec son logiciel en ligne (ou plateforme de dématérialisation et d’accompagnement) dans la réalisation des DOE, les gains financiers sont sans équivoque pour les utilisateurs. La promesse est de diminuer les coûts de constitution d’un DOE par 4 vs une version papier, sans compter les gains de productivités (temps hommes) et d’image induits.

Un des derniers points moins souvent évoqués par les entreprises est la sécurité et la pérennité des information archivées. Comme chacun le sait, un archivage papier se dégrade dans le temps mais une archive numérique peut aussi avoir des inconvénients si elle ne respecte pas quelques règles simples.

L’étude réalisée par Expensya montre que 47% des entreprises utilisant la dématérialisation le font sur des serveurs internes. A l’heure de la RGPD et du partage de l’information, cette solution semble totalement obsolète pour les entreprises de Bâtiment voulant favoriser la collaboration sur un même projet…

Comment gérer les accès ? comment assurer la sécurité des données ? Les sociétés comme Keepéo ont de réelles réponses pour que leurs utilisateurs se dégagent complètement de ces problématiques et se concentrent sur leur cœur de métier. Serveurs green, ISO, sécurisés et doublés accompagnés d’un back-up quotidien…toutes les mesures sont prises pour que les données soient accessibles facilement et durablement pour les clients utilisateurs.

A l’ère du BIM (Building Information Modeling) ou Modélisation des Informations (ou données) du Bâtiment pour les plus francophones d’entre nous…la digitalisation du monde du Bâtiment à déjà bien commencé, les solutions digitales et collaboratives comme Keepéo en sont la preuve par l’exemple.

Si vous voulez rester dans la course, il n’y a plus d’excuses ! N’hésitez plus à digitaliser votre environnement et tournez vous vers des solutions telles que le logiciel DOE "Keepéo " pour créer, valoriser et partager vos Documents d’Ouvrages Exécutés.