Dossier de consultation des entreprises (DCE) : Définition et contenu clé

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Dans le cadre d’un marché public, l’acheteur public ou le pouvoir adjudicateur a l’obligation, en application du code de la commande publique (anciennement code des marchés publics), de mettre à disposition gratuitement l’ensemble des documents de la consultation via une plateforme de dématérialisation, conformément à l’article R2132 et aux règles de dématérialisation par voie électronique.

Le dossier de consultation des entreprises est un ensemble cohérent de documents administratifs, techniques et financiers qui définissent les besoins, l’objet du marché, les conditions de participation, les modalités de réponse, ainsi que les règles applicables à l’exécution du marché.

Il tient lieu de cadre contractuel pour :

- La préparation de la réponse par le candidat.
- La rédaction du mémoire technique.
- La compréhension des clauses particulières, du prix, des délais, des modalités de paiement et des critères de sélection des offres.

Le DCE est obligatoire pour tout marché public, qu’il soit passé en : procédure adaptée, procédure formalisée, dialogue compétitif ou autre procédure de passation prévue par le droit des marchés publics.

Il s’agit d’un outil stratégique, aussi bien pour le service public que pour les PME, les bureaux d’études, les architectes ou les entreprises de travaux, en phase de consultation, de réponse et d’exécution du contrat.

Avant d’élaborer les pièces de marché, il faut définir les besoins : nature, objectifs, lieu, contraintes, sécurité, exigences, calendrier, budget, et mode d’exécution.

- Définir l’objet et le périmètre : travaux, service, maintenance, fourniture, maîtrise d’œuvre (architecte, bureaux d’étude), etc.
- Fixer les conditions (ex : visite obligatoire, moyens, qualifications, formation, assistance).
- Préparer les éléments de rédaction technique et administrative : c’est le socle du CCTP et du CCAP.

Pour limiter les erreurs il convient de vérifier les références aux cahiers (CCAG, CCTG, CCP) et la cohérence entre le présent CCAG, le présent cahier et les clauses du CCAP, ainsi que de clarifier les points sensibles (paiement, pénalités, délais, garanties, sécurité, sous-traitance).

Astuce : un logiciel de gestion aide à standardiser les modèles, les annexes, et la publication sur le profil acheteur.

Le contenu du DCE varie selon la nature du marché, son objet, son montant, son lieu d’exécution et la procédure choisie. Toutefois, certaines pièces nécessaires figurent presque systématiquement.

- Règlement de la consultation : précise les modalités de remise des offres, la date limite, les conditions de participation, les critères de sélection, la pondération, les règles de communication, ainsi que les modalités d’invitation à confirmer ou de copie de sauvegarde.

- Acte d’engagement : document contractuel par lequel l’entreprise candidate s’engage sur le prix global et forfaitaire ou sur les prix unitaires, le délai et les conditions d’exécution du marché.

- Cahier des clauses administratives particulières : adapte les règles du présent CCAG (ou fait référence à ce CCAG) aux prestations objet du marché (pénalités, paiement, avances, maintenance, sécurité, etc.)

- Référence au CCAG : indique si le présent cahier se réfère au CCAG Travaux, Fournitures, Services ou Maîtrise d’œuvre, ou à un CCP ou CCTG.

- Cahier des clauses techniques particulières : décrit de manière précise, quantitative et qualitative les prestations, les ouvrages, les matériaux, les règles d’application, les normes, et les exigences techniques adaptées aux prestations objet du marché.

- Plans, schémas, éléments graphiques : permettent de comprendre la nature du projet, les contraintes de construction, les dispositions techniques et le cadre d’exécution.

- Décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF).

- Bordereau de prix unitaires (BPU).

- Détail quantitatif estimatif (DQE).

Une fois rédigé, le DCE doit être transmis aux opérateurs économiques en version numérique conformément à la réforme du droit de la commande qui se chargent de le diffuser.

Les principaux moyens d’accès sont :

- L'avis de marché publié par l’acheteur public.
- Le BOAMP (Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics). 
- Le Journal Officiel de l’Union Européenne pour les marchés européens. 
- Les profils acheteurs des collectivités.
- Les plateformes spécialisées (PLACE, etc.).

Dans le secteur privé, le DCE est souvent transmis directement aux entreprises sélectionnées via des appels d’offres sur invitation, les sites internet des grandes entreprises, des plateformes spécialisées en appels d’offres privés.

La dématérialisation est aujourd’hui un fondamental de la commande publique. Les logiciels de gestion, outils de gestion documentaire, et solutions de suivi de marché permettent :

Un DCE clair, structuré et bien rédigé facilite la réponse des entreprises, la mise en concurrence, l’analyse des candidatures et la bonne exécution du marché.

Il contribue également à clarifier les exigences contractuelles et techniques dès l’amont, ce qui limite les écarts et incompréhensions constatés lors de la phase d’exécution et lors de la constitution du Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE).