La GED (gestion électronique des documents) peut se révéler extrêmement utile aux entreprises du bâtiment, car elle est censée leur faire gagner en temps et en efficacité. Qu’est-ce que la GED dans le BTP ? Quels sont les outils de GED utiles aux entreprises du bâtiment ?
Qu’est-ce que la GED ?
La GED, pour Gestion électronique des documents, consiste en l’utilisation de solutions numériques qui permettent de s’affranchir des documents papier, dont la production et la gestion se révèlent extrêmement chronophages pour les entreprises.
Avec les outils de GED, les documents papier et certains processus métiers sont donc dématérialisés, standardisés et simplifiés. Les entreprises gagnent ainsi un temps précieux qu’elles peuvent consacrer à d’autres missions plus utiles pour améliorer leur chiffre d’affaires et/ou leur image (production, communication...).
Les outils de GED sont souvent pensés sous la forme d’un logiciel ou d’une application ergonomique, fonctionnel et utilisable à tout moment via un smartphone, un ordinateur ou une tablette.
Les outils et solutions de GED proposent à leurs utilisateurs des fonctionnalités pensées pour leur faciliter le travail au quotidien comme :
- La création de documents en version électronique en quelques clics.
- La transmission de documents de façon dématérialisée aux clients, fournisseurs, partenaires, etc.
- Le stockage des documents sur des serveurs sécurisés.
- La hiérarchisation de la documentation.
- La possibilité de trouver facilement les documents via un moteur de recherche.
Keepéo : un outil de GED pour créer numériquement des DOE
Parmi les applications de GED adaptées aux entreprises du BTP, on retrouve Keepéo : un outil de création de DOE 100 % digital. Cette solution aide les PME du BTP, les artisans, les maîtres d’œuvre à créer leurs DOE dans le bâtiment au fur et mesure du chantier en s’appuyant sur une trame. Ces derniers n’ont plus qu’à intégrer les documents nécessaires à la constitution du DOE en les déposant dans l’application en version numérique à l’endroit indiqué grâce à un cliquer/déposer.
Grâce à Keepéo, les acteurs du BTP :
- Mettent toutes les chances de leur côté pour produire des DOE complets.
- Gagnent du temps en se déchargeant de cette tâche administrative.
- Économisent de l’argent en évitant des frais d’impression coûteux.
- Bénéficient d’un accès sécurisé à toute leur documentation technique.
- Se simplifient la création d'autres documents techniques liés à un ouvrage à l'image du DIUO.
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