Les avantages d’une plateforme de GED dans le BTP

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La Gestion Électronique des Documents est un système de gestion permettant de numériser, organiser, stocker et partager efficacement les documents et données d’une entreprise. Dans le secteur du BTP, où la gestion documentaire est complexe et volumineuse, une solution de GED devient essentielle pour assurer une organisation efficace et sécurisée des documents liés aux travaux de construction.

Dans le BTP, les entreprises manipulent un grand nombre d'informations et de documents techniques, administratifs et financiers (plans, devis, contrats, factures, comptes rendus de chantier, documents de conformité et dossiers d’ouvrages exécutés). Une GED BTP permet de centraliser ces fichiers sur une plateforme collaborative et de faciliter leur accès en temps réel.

Grâce à une intégration avec des logiciels métiers du secteur du bâtiment (ERP, outils BIM, solutions de gestion de chantier, etc.), la GED simplifie les processus administratifs et techniques, réduisant les délais de traitement et optimisant la productivité des équipes. Elle permet également d’assurer la traçabilité et d’automatiser certaines tâches répétitives, garantissant ainsi une gestion plus fluide des documents de construction.

Dans le secteur du BTP, la gestion documentaire est un défi quotidien en raison du volume élevé de documents administratifs et techniques. Un chantier mobilise de nombreux intervenants (maîtres d’ouvrage, entreprises de construction, bureaux d’études, sous-traitants, fournisseurs, administrations publiques…), ce qui complexifie le partage de documents et la gestion des flux de travail.

Les principaux enjeux de la gestion documentaire dans le BTP :

Une solution GED BTP repose sur trois piliers fondamentaux : numérisation, stockage et partage des documents.

Avant d’être exploités dans un logiciel de GED, les documents papier (plan, devis, factures, rapports, permis de construire, comptes rendus de chantier, dossiers d’ouvrages exécutés) doivent être dématérialisés. Une fois numérisés, les fichiers doivent être stockés dans un environnement sécurisé et accessible pour garantir une gestion documentaire efficace. Enfin, l’un des grands avantages de la GED est la possibilité de partager facilement des documents entre tous les acteurs d’un projet de construction. 

Dans le milieu de la construction, la gestion documentaire implique de nombreuses tâches répétitives (validation des documents, suivi des visas, envoi de rapports…). Une GED performante permet d’automatiser ces processus pour réduire les délais et améliorer l’efficacité des équipes. De plus, les documents de construction peuvent contenir des informations confidentielles, la gestion électronique de documents doit donc assurer une gestion des droits d'accès et une protection optimale des fichiers. 

Une solution de GED permet d’optimiser le stockage, l’accès, le partage et la sécurité des documents tout en réduisant les erreurs et les délais de traitement.

Les documents techniques (plan, permis et autorisations, dossier d'ouvrages exécutés, etc.) et administratifs/financiers (devis, facture et suivi des paiements, contrat, etc.) peuvent être gérés avec une GED.

Selon les contraintes et les objectifs de chaque organisation, il existe plusieurs types de GED adaptés à la gestion des documents de chantier, administratifs et techniques.

Une GED Cloud repose sur un stockage des documents sur des serveurs distants, accessibles via Internet. Cette solution est de plus en plus privilégiée par les entreprises du BTP, car elle offre une grande flexibilité et facilite le travail collaboratif sur les chantiers et en bureau d’études. La mise en place est relativement simple.

Une GED On-Premise est installée directement sur les serveurs internes de l’entreprise, garantissant un contrôle total sur la gestion des documents. Ce modèle est souvent choisi par les grandes entreprises et les structures ayant des exigences de sécurité élevées.

Le choix d’une GED BTP est une décision stratégique pour une entreprise du secteur du bâtiment et des travaux publics. Une solution bien adaptée doit répondre aux besoins spécifiques de gestion documentaire, de partage d’informations et de suivi des chantiers.

- Accessibilité et facilité d’utilisation. 
- Automatisation des processus et intégration avec les outils du BTP.
- Sécurité et conformité des données.

Coût d’implémentation d’une GED BTP

- Frais d’abonnement pour une GED Cloud (paiement mensuel ou annuel).
- Coût d’installation et maintenance pour une GED On-Premise.
- Coût de formation des équipes pour assurer une adoption efficace.

ROI : Quels bénéfices concrets pour une entreprise BTP ?

- ️Réduction des coûts d’impression et d’archivage papier.
- Gain de temps grâce à l’accès rapide aux documents (moins de recherches inutiles).
- Meilleure gestion des délais et conformité aux normes.
-️ Optimisation de la productivité des équipes (moins de tâches administratives répétitives).

Parmi les applications de GED adaptées aux entreprises du BTP, on retrouve Keepéo : un outil de création de DOE 100 % numérique. Cette solution aide les PME du BTP, les artisans, les maîtres d’œuvre à créer leurs DOE dans le bâtiment au fur et mesure du chantier en s’appuyant sur une trame. Les utilisateurs n’ont plus qu’à intégrer les documents nécessaires à la constitution du DOE en les déposant dans l’application en version numérique à l’endroit indiqué grâce à un cliquer/déposer.

Grâce à Keepéo, les acteurs du BTP :

- Mettent toutes les chances de leur côté pour produire des DOE complets.
- Gagnent du temps en se déchargeant de cette tâche administrative.
- Économisent de l’argent en évitant des frais d’impression coûteux.
- Bénéficient d’un accès sécurisé à toute leur documentation technique.
- Se simplifient la création d'autres documents techniques liés à un ouvrage à l'image du DIUO.

Les documents techniques, administratifs et financiers sont au cœur de la gestion d’un chantier. Sans une organisation optimisée, les entreprises perdent un temps précieux à rechercher des fichiers, à gérer des erreurs de version et à assurer la conformité réglementaire. 

Le secteur du BTP évolue vers une digitalisation accrue avec des outils comme le DOE numérique, les ERP spécialisés et les plateformes collaboratives. Une GED s’intègre parfaitement à cette transformation en facilitant la gestion des flux documentaires et en assurant une meilleure coordination entre les différents acteurs du projet.

Bien qu'ils soient des outils complémentaires, leurs usages sont bien distincts.
Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel de gestion intégré qui permet aux entreprises du BTP de centraliser et automatiser la gestion de leurs ressources (matérielles, financières et humaines).

Son coût peut varier en fonction de plusieurs facteurs : le type de solution choisie (Cloud ou On-Premise), le nombre d’utilisateurs, les fonctionnalités spécifiques et les besoins d’intégration avec les logiciels métiers (ERP, BIM, gestion de chantier).