Les avantages d’une plateforme de GED dans le BTP

Sans solution de GED BTP, ces informations se dispersent entre papier, emails, tablettes, logiciels métiers et espaces cloud, ce qui complique l’accès aux données, la traçabilité, la validation des documents ou encore le suivi du planning et des modifications de projet.
Résultat : perte de temps, erreurs administratives, manque de collaboration et difficulté à assurer la conformité réglementaire ou la sécurité documentaire.

C’est précisément là que la gestion électronique des documents (GED) apporte une réponse. Grâce à une plateforme digitale sécurisée, les acteurs du bâtiment et des travaux publics peuvent centraliser, organiser, archiver et partager leurs documents de chantier en temps réel, tout en automatisant les workflow de validation, la gestion des versions et la diffusion des informations.

La GED BTP devient alors un outil stratégique pour améliorer la productivité, faciliter la collaboration entre équipes et optimiser la gestion de projet dans le secteur du bâtiment.

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La Gestion Électronique des Documents est un système de gestion permettant de numériser, classer, stocker et diffuser des documents numériques au sein d’une organisation. 
Dans le secteur du BTP, la GED pour le BTP constitue une solution conçue pour :

Concrètement, un logiciel de GED BTP permet de transformer des documents papier en documents numériques, puis de les structurer automatiquement grâce à des fonctionnalités comme : le classement automatique, la gestion de version, la recherche intelligente, la traçabilité des modifications et la gestion des droits d’accès.

L’objectif est d’assurer une organisation de l'information efficace tout au long du cycle de vie d’un projet de construction, depuis la phase d’étude jusqu’à la livraison du bâtiment.

Dans le secteur de la construction, la gestion de l'information est particulièrement complexe car un chantier implique de nombreux intervenants (maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre, entreprises du BTP, bureaux d’études, etc). 
Chaque profession produit et utilise des documents techniques et administratifs qui doivent être partagés, validés et archivés.

Sans un système structuré, les entreprises rencontrent fréquemment :

La première étape consiste à transformer les documents papier en documents numériques.
Cette dématérialisation concerne de nombreuses catégories de documents : plans et maquettes BIM, devis et contrats, factures et facturation électronique, comptes rendus de chantier, DOE (dossier d’ouvrages exécutés).
La gestion électronique des documents permet ensuite de classer automatiquement ces fichiers dans une base documentaire structurée.

Une solution de GED repose généralement sur un stockage sécurisé, souvent en cloud, qui permet :

- Un accès sécurisé aux documents.
- Un partage simplifié.
- Une consultation depuis le terrain via mobile ou tablette.
- Une mise à jour en temps réel.

La gestion des droits d’accès permet de définir qui peut consulter, modifier, valider et/ou partager un document.
Cette fonctionnalité garantit la confidentialité des données et le respect des normes réglementaires (RGPD, archivage légal, etc.).

Un logiciel permet également d’automatiser de nombreux processus métiers : processus de validation des documents, visa et signature électronique, workflow de diffusion, suivi des modifications, notification des intervenants.
Ces flux de travail automatisés permettent d'améliorer la productivité des équipes et la réduction des délais de traitement.

Les documents techniques (plan, permis et autorisations, DOE, etc.) et administratifs/financiers (devis, facturation électronique et suivi des paiements, contrat, etc.) peuvent être gérés avec une GED.

Avant de mettre en place une GED, il faut identifier les sources de documents à gérer, les processus et les acteurs impliqués.

Plusieurs logiciels de GED existent pour la filière de la construction.
Par exemple : plateformes de gestion documentaire chantier, solutions intégrées aux logiciels de suivi de chantier.

Une solution de GED BTP doit proposer :

- Un classement automatique.
- Un workflow documentaire.
- Un accès mobile.
- Un stockage cloud sécurisé.

La réussite du déploiement d’une GED repose aussi sur la formation des utilisateurs.
Les équipes doivent être formées pour utiliser la plateforme documentaire, gérer les documents numériques et suivre les processus de validation. Cela facilement et avec de bonnes méthodes de travail.

Parmi les solutions de GED pour le secteur du bâtiment, Keepéo est un outil spécialisé dans la création de DOE numériques.
Elle permet aux artisans, PME du BTP, maîtres d’œuvre, MOA, bailleurs de centraliser les documents nécessaires à la constitution et la gestion d’un dossier d’ouvrages exécutés.
Pour en savoir davantage, découvrez nos solutions.

Grâce à cette solution, les utilisateurs peuvent :

- Organiser leurs documents de chantier.
- Déposer les fichiers par glisser-déposer.
- Suivre l’avancement du dossier.
- Partager les documents.
- Faciliter les interventions de maintenance.

La plateforme permet ainsi de simplifier la structuration documentaire des projets de construction et de produire des DOE complets plus rapidement.

Les documents techniques, administratifs et financiers sont au cœur de la gestion d’un chantier. Sans une organisation optimisée, les entreprises perdent un temps précieux à rechercher des fichiers, à gérer des erreurs de version et à assurer la conformité réglementaire. 

Le secteur du BTP évolue vers une digitalisation accrue avec des outils comme le DOE numérique, les ERP spécialisés et les plateformes collaboratives. Une GED s’intègre parfaitement à cette transformation en facilitant la gestion des flux documentaires et en assurant une meilleure coordination entre les différents acteurs du projet.

Bien qu'ils soient des outils complémentaires, leurs usages sont bien distincts. Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel de gestion intégré qui permet aux entreprises du BTP de centraliser et automatiser la gestion de leurs ressources (matérielles, financières et humaines).

Son coût peut varier en fonction de plusieurs facteurs : le format de solution choisie (Cloud ou On-Premise), le nombre d’utilisateurs, les fonctionnalités spécifiques et les besoins d’intégration avec les logiciels métiers (ERP, BIM, gestion de chantier).