LE DOE : Ce qu'il faut savoir ! Qui, Quand, Comment, Pourquoi .... L'essentiel pour comprendre le DOE et son objectif !
LE DOE : CE QU’IL FAUT SAVOIR !
Quand est ce que le DOE doit être réalisé ?
Le Dossier d'Ouvrages Exécutés doit être réalisé à la suite de l'exécution de travaux lors de la livraison du chantier.
Qui réalise Le Dossier d'Ouvrages Exécutés ?
Le DOE est réalisé par les entreprises ayant effectuées les travaux. Il sera par la suite remis en fin de chantier au maître d’ouvrage.
Qui détermine les documents à fournir dans le DOE ?
C’est le maître d'œuvre qui va déterminer le périmètre pour chaque entreprise, en fonction du type de travaux à réaliser, dans le cadre de la rédaction des Cahiers des Clauses Techniques Particulières ( CCTP )
Le Dossier d'Ouvrages Exécutés est-il obligatoire ?
En marché public, le DOE est rendu obligatoire par l’article 40 du CCAG Travaux du Code des Marchés Publics.
En marché privé, Le DOE, dossier des ouvrages exécutés, est un document contractuel établi et remis au maître d'ouvrage lors de la livraison du chantier.
Quel est l'intérêt du DOE ?
La remise du Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) au maître d’ouvrage lui permet d’avoir en sa possession toutes les informations nécessaires en vue de la réalisation éventuelle de travaux ou de maintenance. C’est pourquoi le DOE comporte différents types de documents dont un des principaux buts est de faciliter la compréhension et l’exploitation du bâtiment dans sa phase de vie.
Quelle est son utilité ?
Son utilité est multiple, bien entendu nécessaire dans la perspective de travaux à venir sur l’ouvrage ou de maintenance pure, il est très utile également en cas de sinistre affectant l'ouvrage.
Le maître d'ouvrage, grâce au DOE, peut fournir des informations précises à son assureur ou aux experts afin de mieux appréhender la nature des dommages.
Que doit on trouver dans le dossier d'ouvrages exécutés ?
Le DOE doit être conforme à l'ouvrage réalisé et livré au client. En marché public, l'article 40 du Cahier des Charges Administratives Générales (CCAG) prévoit que son contenu soit fixé dans les documents particuliers de marché. Il doit cependant comporter au minimum :
- Les plans d'exécution conformes aux ouvrages exécutés établis par le titulaire
- Les notices d'utilisation
- Les prescriptions de maintenance
Il peut être complété avec des documents tels que :
- Les formations à l'utilisation des différents équipements et du matériel
- Les préconisations sur les produits d’entretien
- La liste des pièces détachées
- Les plans de recollement ….
Dans tous les cas, ce qui compose le DOE est défini précisément (par corps d’état et entreprise) dans le Cahiers des Clauses Techniques Particulières (CCTP).
Qui doit avoir le DOE du bâtiment en sa possession ?
Tous les intervenants : de la maîtrise d'oeuvre au client final, doivent en posséder un exemplaire complet et identique aux autres.
Sous quels supports le dossier d'ouvrages exécutés doit se présenter ?
Jusqu'à aujourd'hui, le Dossier d'Ouvrages Exécutés était le plus souvent rendu au minimum en 5 exemplaires sous format papier, sur CD-ROM, sur clés USB....
De nouvelles alternatives arrivent sur le marché qui permettent aujourd'hui à la maîtrise d'oeuvre de fournir à la maîtrise d'ouvrage ainsi qu'aux exploitants, des Dossiers d'Ouvrages Exécutés 100% numériques.
COMMENT FAIRE UN DOE RÉELLEMENT EXPLOITABLE ?
Pour que le DOE joue pleinement son rôle, il est primordial qu’il soit réalisé de façon précise et de manière extrêmement structurée. La réalisation de ce dernier de façon rigoureuse et professionnelle doit permettre de répondre à ces différents objectifs :
Gagner du temps :
- Retrouver rapidement l’information utile
- Pouvoir accéder à l’information en temps réel
Optimiser la gestion du bâtiment :
- Permettre une recherche simple dans le DOE : idéalement par mot clés !
- Pouvoir donner accès à des tiers, simplement et rapidement en phase d’exploitation du Bâtiment
Sécuriser la donnée :
- Chacun peut posséder un exemplaire identique, fidèle à ce qu’est réellement l’ouvrage
- Eviter les risques de perte du document
Il est donc impératif d’apporter grande attention à la réalisation des DOE qui ne devrait avoir d’égal que celui apporté à la réalisation de l’ouvrage !
Malheureusement, force est de constater que bien souvent la réalisation du DOE est plutôt subie. Souvent considérée comme une contrainte administrative de fin de chantier, la réalisation du DOE devrait être un vrai exercice de valorisation dans le prolongement de la réalisation effectuée !
LE DIGITAL : LA NOUVELLE SOLUTION POUR DES DOE PERFORMANTS !
Les dossiers papiers, qui sont l’opposé d’une recherche simple, fiable et rapide ont clairement vocations à disparaître même s’ils restent d'usage dans un certain nombre de cas à l’heure actuelle ! Les CCTP peuvent pourtant, aujourd’hui, préciser la fourniture du DOE au format numérique. De temps en temps remis sous forme de CD ou clés USB, le digital peut vraiment améliorer le score dans la réalisation et l’utilisation du DOE.
Aujourd’hui des solutions existent pour permettre la réalisation des DOE de façon simple et structurée. Keepéo accompagne les acteurs du bâtiment et de l’immobilier durant la création et la gestion de leurs DOE (Dossiers des Ouvrages Exécutés).
Maîtres d’Ouvrage, Maîtres d’œuvre, entreprises réalisatrices et exploitants sont accompagnés pas à pas, dans le pilotage de leurs projets pour réaliser et diffuser de façon simple, un DOE fiable, structuré et à forte valeur ajoutée.
L'application en ligne permet de :
- Choisir le niveau de détail dont sera composé le DOE
- Proposer par métier un certain nombre de chapitre dans lesquels les entreprises réalisatrices n’auront plus qu’à déposer leurs documents
- Disposer d'une base de données produits, avec les principales fiches et documentations techniques produits, ce qui fait gagner un temps considérable à l’entreprise et lui donne l’assurance de trouver en un clic la fiche produit à jour ..
- Guider le maître d’œuvre ; il suit la réalisation du DOE via un tableau de bord, lui indiquant l’avancée du dossier par entreprise
- La plateforme permet la validation des documents déposés et propose à la maîtrise d’œuvre de diffuser le DOE a la maîtrise d’ouvrage en 1 clic !
- Keepéo permet la dématérialisation des DOE et apporte, au-delà d’une démarche éco-responsable, la simplicité d’accès et de partage sécurisé que le numérique autorise
La maîtrise d’ouvrage et l’exploitant ont ainsi accès aux documents et données techniques des bâtiments en phase d’exploitation ou de réhabilitation, dans un environnement hautement sécurisé et mis a jour en temps réel (pour la phase d’exploitation). Véritable code génétique du bâtiment, Keepéo c’est l’assurance de retrouver tous les documents (sur PC, tablettes, smartphones) et de pouvoir y donner accès (en maîtrisant la durée) d’un seul clic pendant 10 ans et plus.
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